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Erreurs d'identification des patients dans un local d'archives vivantes

Résumé en Français

L’objectif de cette étude était de quantifier et qualifier les erreurs d’identités dans un local d’archives vivantes. Les dossiers uniques sont classés par des index d’identifications (jour et mois de naissance, première lettre du nom usuel) dans des caves où leur appartenance est fonction du statut de l’archive définie comme « vivante », « semi morte » et « morte ». L’ensemble des dossiers dits « vivants » présents du 12 février 2004 au 11 mars 2004, soit 43 592 dossiers, a été analysé. 1 397 dossiers (3,2 %) présentaient au moins une erreur, générant 1 456 erreurs soit 1,04 erreurs par dossier. Les erreurs se répartissaient en erreurs d’identification (1 254 soit 86,1 %) et erreurs de logistique (202 soit 13,9 %). Les erreurs graves étaient de 256 soit 17,6 % des erreurs. Le coût en personnel pour la gestion de ces erreurs était de 12 408 € correspondant à 8,88 € par dossier erroné. L’effet immédiat de ce travail est une diminution de la charge de travail du personnel en lien avec l’absence de dossier non trouvé. L’ampleur du problème était plus importante que ce que les indicateurs pouvaient le laisser présager, tant quantitativement que qualitativement. Les résultats doivent permettre la mise en place d’une politique d’évaluation continue de la qualité (score de qualité de création, score d’intervention).

English abstract

The aim of this study was to quantify and qualify mistaken identities in a current medical records archive. The medical records are classified by identification indexes (day and month of birth, the first letter of their surname) by category where their placement is a function of the record’s status defined as “current”, “semi-current” or “dead”. All of the medical records marked as “current” (n = 43 592), dating between 12 February 2004 to 11 March 2004, were analysed. 1397 (3,2%) contained at least one error, totalling 1456 errors, or an average of 1,04 errors per record. The errors were classified into two types: misidentification (1254 or 86,1%) and logistical errors ( 202 or 13,9%). 256 serious mistakes were identified as representing 17,6% of the cases. The staff costs associated with managing these errors totalled 12 408 , corresponding to a cost of 8,88 per error. The immediate impact is a reduction in the workload of staff directly due to the absence of the missing file. The depth of this problem was more significant than had been suggested by the indicators, both qualitatively and quantitatively. These results should be used to advocate for the implementation of a policy on continuous quality assessment (scoring the quality of the creation of the record, and scoring the intervention).

Santé publique n°1, janvier-février 2009 | p. 45 à 54 | publié le 4 janvier 2010

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