A pourvoir entre mars et mai 2023 pour 6 mois

Contexte du projet

La SFSP organise de manière biannuelle un congrès scientifique réunissant la communauté francophone des professionnel.le.s de santé publique. Principal congrès francophone de santé publique depuis 25 ans, il rassemble à chaque édition entre 800 et 1000 participants autour du partage de connaissances et d’expériences pour l’amélioration des pratiques. Fort d’une vingtaine de sessions partenaires et symposiums et d’une trentaine de sessions de communications orales, le congrès présente également 160 posters de communications scientifiques affichés durant les trois journées. Au croisement de la recherche, de l’intervention et de la décision publique, le congrès se veut être un espace d’échanges entre les professionnel.le.s – notamment par le biais d’un hall d’exposition de 20 à 30 stands partenaires. Le prochain congrès aura lieu au centre des congrès de Saint-Etienne du 4 au 06 octobre 2023. Il est organisé par l’équipe salariée de l’association (7 personnes), en collaboration avec le Comité d’organisation. Les membres de l’équipe sont ainsi mobilisés à chaque étape du projet et sur de nombreux aspects de l’organisation.

Dans ce cadre, la SFSP recrute un.e stagiaire en production évènementielle pour accompagner l’équipe SFSP dans la préparation et le déroulement du congrès.

Missions

Le/la stagiaire aura pour mission générale de soutenir l’équipe salariée de la SFSP dans la préparation de l’édition 2023 du congrès de l’association, en intervenant sur différentes tâches :

• Participer à la réflexion, au suivi et à la mise en œuvre de la production du congrès, en assurant notamment un contact privilégié avec la société évènementielle chargée de l’assistance à maitrise d’ouvrage
• Assister l’équipe SFSP dans les missions logistiques : relations avec les acteurs locaux pour organiser le programme social du congrès (diner de gala, soirée, visites de la ville, etc.), repas des équipes, stand SFSP, besoins de l’équipe communication, etc.
• Négocier des partenariats pour améliorer l’expérience du congrès pour ses participants (expositions, petits évènements, activités ludiques ou sportives en complément du programme, goodies, etc.)
• Mobiliser une équipe de bénévoles sur des missions d’accueil et de communication en prenant en charge : l’appel à bénévoles, les réunions d’informations, l’organisation des missions et le planning, le contact avec les volontaires, etc.
• Suivre et gérer quotidiennement les relations avec les partenaires du congrès, organisateurs de sessions et/ou tenant un stand, notamment dans la collecte de données, la gestion des demandes et des besoins scientifiques et logistiques des partenaires, la coordination logistique et technique des sessions et des stands, etc.
• Être un appui à la gestion des tâches organisationnelles et administratives nécessaires au bon fonctionnement du projet, ou à tout autre mission sollicitée ponctuellement par le comité d’organisation.
• De façon secondaire, soutenir la chargée de communication à propos du développement des outils de communication dans le cadre du Congrès SFSP 2023, notamment sur les relations presse (production des communiqués/dossiers de presse, soutien à l’organisation des conférences de presse, contacts avec les médias)
• Assister l’équipe de la SFSP pendant les 3 jours du congrès sur diverses tâches, selon la répartition des rôles définie ensemble : gérer en particulier l’équipe de bénévoles et le programme social du congrès.
• Contribuer au travail d’évaluation et de bilan du congrès
  

Profil recherché

Etudiant.e en Master 2 dans les domaines de l’événementiel ou de la gestion de projet, vous souhaitez être impliqué.e de façon transversale dans l’ensemble des missions et tâches à mener en vue d’organiser un événement professionnel national. Vous êtes sensible aux causes d’intérêt général. Autonome, vous appréciez évoluer dans un environnement professionnel qui valorise le travail collaboratif et associatif. Vous êtes doté.e d’un bon sens de l’organisation, d’une force de proposition et de rigueur quant à l’organisation et à la gestion de projets.

Compétences requises

• Maitrise des outils informatiques et de bases de données (Pack Office, Google Drive)
• Gestion de projet évènementiel (élaboration de documents de brief, feuilles de routes, suivi d’un budget pour la petite logistique, évaluation et bilan)
• Connaissances du fonctionnement des principaux réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, etc.)
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Bonnes capacités relationnelles et de négociation
• Capacité d’animation d’une équipe bénévole (en visio pour la préparation puis sur site)
• Savoir-être professionnels
• Rigueur
• Force de proposition et autonomie
• Capacité d’adaptation et sens de la communication
• Flexibilité

Relations de travail

Le poste est placé sous la responsabilité du Délégué général de l’association et la supervision opérationnelle de la Chargée de communication. Le.la stagiaire sera amené.e à travailler avec les autres membres de l’équipe salariée (Chef.fe.s de projets, Chargé.e.s de mission, Assistante de gestion), avec les membres du Comité d’organisation du congrès, et plus ponctuellement avec les membres du Comité scientifique et du Comité des partenaires du congrès.

Conditions du poste

Stage à temps plein à pourvoir entre mars et mai 2023
Durée : 6 mois
Poste basé à Paris ou Laxou (Nancy). Télétravail partiel envisageable.
Indemnité mensuelle légale de stage, tickets restaurant et prise en charge du transport
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser à l’attention de François Berdougo, Délégué général de la SFSP, par courriel à , en précisant « Recrutement Stagiaire Congrès 2023 » en objet. Date limite de candidature : 1er mars 2023