Contexte
La direction des achats et des finances (DAF) porte des activités de soutien et d’organisation pour la mise en œuvre des missions de l’agence qui ont connu une croissance significative depuis la crise de la COVID-19. Elle travaille en transversalité avec l’ensemble des directions métiers et appuie la direction générale sur la stratégie de l’agence en sécurisant les aspects logistiques, administratifs et financiers. Elle est structurée en 6 unités.
Missions / Contenu du poste
Sous l’autorité de la directrice, l’adjoint F/H concourt à la définition et à la mise œuvre de la stratégie et de l’activité de la DAF. Il/elle est force de proposition auprès de la directrice dans la définition et la mise en œuvre de réformes/ évolutions structurantes pour la direction.
L’adjoint F/H assure des fonctions de management et d’organisation et interagit en responsabilité avec une pluralité d’interlocuteurs internes (épidémiologistes/médecins ; chargés de communication, pharmaciens/logisticiens, informaticiens, data scientistes, responsables administratifs et financiers, agent comptable, direction générale, directeurs, responsables d’unité…) et externes (Direction Générale de la Santé, Direction de la Sécurité Sociale, Direction du Budget, Direction des achats de l’Etat, Contrôleur Budgétaire Comptable Ministériel, …).
En l’absence de la directrice, il/elle assume la responsabilité de la direction et représente cette dernière dans diverses instances internes (CODIR, COPIL, réunions de direction, …) et externes.
L’adjoint F/H intervient en appui aux 6 responsables d’unité, concourt au développement du collectif de travail ainsi qu’au renforcement de la professionnalisation des équipes. Il/elle peut le cas échant être amené à prendre en charge aux côtés d’un responsable d’unité un dossier particulièrement stratégique/et ou complexe/innovant.
Activités :
Plus particulièrement, il/elle prend en charge de manière autonome les missions suivantes :
- La supervision et la mise en cohérence des travaux de construction budgétaire et d’exécution financière :
- Coordination, pilotage et synthèse des travaux des unités UQEF/UCP, de la direction des ressources humaines et de l’agence comptable dans le cadre de la construction du tendanciel, des budgets initiaux, rectificatifs, de l’allocation des ressources (supervision des dialogues budgétaires) et de la production du compte financier ;
- Supervision et participation aux travaux d’enregistrement dans le système d’information comptable et financier (SIFAS) : validation des engagements juridiques et des services faits, saisie des marchés, animation et synthèse du contrôle à posteriori par direction ;
- Coordination des travaux entre unités pour la sécurisation et le pilotage de l’exécution des dépenses et des recettes et des prévisions budgétaires ;
- Supervision des travaux partenariaux avec l’agence comptable et les directions métiers en vue d’améliorer l’efficience des traitements et la qualité de l’information financière.
- Le renforcement de la maîtrise des risques budgétaires et financiers de l’agence :
- Analyse de la cartographie des risques et construction d’une stratégie de renforcement la maitrise des risques comptables et budgétaires.
- Accompagnement des équipes dans le déploiement des plans d’action associés et dans la réalisation des travaux de mise à jour de la documentation à destination du conseil d’administration et des tutelles en lien avec l’agent comptable. Mise en place du plan de continuité d’activité de la DAF.
- La supervision et la coordination des travaux structurants sur les systèmes d’information comptables et financiers :
- Consolidation de la mise en place d’Infinoe et des processus de maintenance et de mise à jour en routine ;
- Supervision et coordination des travaux de maintenance et d’évolution de SIFAS (XRP-ultimate-Cegid) en lien avec l’administrateur fonctionnel, les responsables d’unité et les prestataires et représentation de l’agence dans les instances de pilotage ;
- Diagnostic sur les évolutions à mettre en œuvre dans une démarche d’optimisation et de rationalisation des processus de travail (évolution de certaines interfaces, automatisation de certains travaux et reporting, …) ;
Enfin, et en tant que de besoin, il/elle peut également se voir confier toute mission spécifique transverse à la direction.
Compétences requises / profil attendu
- Bac +5 minimum
- Master ou équivalent
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle en management d’équipes financières, de préférence au sein des services administratifs et financiers relevant du secteur public. Une expérience complémentaire sur les sujets logistiques et immobilier serait un plus.
Aptitudes et compétences :
- Maitrise de l’ensemble des règles administratives, financières, comptables et juridiques d’un établissement public
- Hauteur de vue, vision stratégique et approche opérationnelle
- Sens des responsabilités et de l’intérêt général
- Capacité à structurer et formaliser des activités et des processus de travail,
- Sens de l’organisation et de la coordination d’activités et d’équipes,
- Facilité à conceptualiser et à s’approprier des sujets et des problématiques nouvelles ou complexes,
- Capacité d’analyse et de synthèse,
- Capacité de conseil, d’aide à la décision et sens du reporting,
- Réactivité, disponibilité et rigueur,
- Qualités d’expression écrite et orale conjuguées à un sens de la pédagogie et de la vulgarisation,
- Capacité d’écoute et de dialogue, conjuguées à une aisance relationnelle et des qualités d’animation permettant une adaptation à différents interlocuteurs et/ou différentes équipes,
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) dont maitrise d’EXCEL ainsi qu’une appétence pour les logiciels de gestion.
Adresser les candidatures (lettre de motivation + cv) en indiquant la référence de l’annonce par courriel :
